如何進(jìn)行會展策劃？如何進(jìn)行策劃一場展會？會展策劃的內(nèi)容與流程有哪些？策劃一場展覽會需要做很多的準(zhǔn)備工作，并且需注意展會內(nèi)容要切合主題、展會布景要有創(chuàng)意且吸引人的眼球等方面，另外還要為參展者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、讓參展者對這場展會感興趣，以此來達(dá)到吸引更多客戶的目的，這樣的話這次展會就算是舉辦成功了。
會展策劃流程8大步驟
步驟一、預(yù)備工作
需要了解主辦方與此次展會涉及的單位與部門、展會是多大規(guī)模、辦展的初步預(yù)算成本（如：展臺建造、交通運(yùn)輸、附屬材料、招商、宣傳費(fèi)用等等）、確定展會的地點(diǎn)以及辦展時(shí)間等等，有必要的話還需進(jìn)行市場調(diào)研，提前了解一下行業(yè)的市場發(fā)展如何并做出分析與預(yù)測，再一一做好記錄比較有利于接下來制定各個(gè)計(jì)劃與設(shè)計(jì)好展會的主題。
步驟二、選主題
需根據(jù)展會的實(shí)際情況制定一個(gè)招展與進(jìn)程計(jì)劃，這樣可以使展會進(jìn)程變得更加順利、也有助于合理安排展會召開時(shí)間，而制定好現(xiàn)場管理計(jì)劃主要是為了在開展期間維持好館內(nèi)秩序、避免發(fā)生其他意外，除此之外還需要設(shè)計(jì)制定出一個(gè)思路鮮明、通俗易懂的切合展會內(nèi)容的主題，另外還要做好宣傳推廣工作，以此來吸引參展方與客戶的注意，這點(diǎn)也比較重要。
步驟三、安排人員
首先要挑選并分配好在開展期間做前臺與場地接待、酒店接待、交通運(yùn)輸、現(xiàn)場協(xié)調(diào)管理等工作的人員，在開展前先要訓(xùn)練好員工、挑起員工工作的積極性，避免在開展期間因服務(wù)人員的失誤導(dǎo)致發(fā)生意外，另外還需要提前制作好詳細(xì)全面的參展說明書，其中包括寫有參展規(guī)則的說明、展會主題介紹、展會地點(diǎn)與召開時(shí)間等必要內(nèi)容，在正式開展前發(fā)放給參展商與觀眾，以作指引作用。
步驟四、場地安排
展會布景最好要有創(chuàng)意，且顏色設(shè)計(jì)等細(xì)節(jié)方面盡量換新，要達(dá)到吸引參展者眼球與注意力的目的，展會場地的也要根據(jù)其面積大小做合理安排，這些工作完成后還需在開展前檢查確定場館內(nèi)所有例如交通、娛樂等設(shè)施是否齊全且能正常運(yùn)行，再檢查水電供應(yīng)方面是否正常、展會場館內(nèi)衛(wèi)生方面是否合格，以達(dá)到萬無一失的目的。
步驟五、發(fā)邀請函
確定一遍要參加展會及開幕式的參展商、新聞媒體記者、貴賓與觀眾等人員的名單，然后將展會的邀請函寄給招展對象，接著確定展會布展工作與場地搭建工作完成后，在開幕式開始前審核一下主持人與嘉賓的講話內(nèi)容稿，避免開幕式召開時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)，等短暫的開幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)參展嘉賓與講解人員進(jìn)入展館內(nèi)即可。
步驟六、做好統(tǒng)計(jì)
在展會順利召開期間要統(tǒng)計(jì)一下參觀展會的人數(shù)并進(jìn)行分類，再統(tǒng)計(jì)一下辦展的支出成交額，做好協(xié)調(diào)工作并根據(jù)參展者的身份定時(shí)發(fā)放展會會刊與廣告贈品等，積極為企業(yè)服務(wù)，最后再認(rèn)真聽取參展方代表對于展會的意見建議等，吸取經(jīng)驗(yàn)并分析思考下次舉辦展會并進(jìn)行策劃時(shí)該如何做出改進(jìn)。
步驟七、維護(hù)秩序
如果參展人數(shù)很多的話，那么需要要求服務(wù)工作人員在撤展時(shí)提前通知并組織安排參展人員依照先后順序安全有序地離開，還需維護(hù)好館內(nèi)秩序避免發(fā)生事故，然后清理好參展品并將其交給參展商妥善保管，記錄參會信息，最后讓工作人員將展臺拆除、做好清掃衛(wèi)生的工作，檢查確定一切展會結(jié)束的清理工作做好后即可。
步驟八、復(fù)盤總結(jié)
做好會后總結(jié)工作比較有利于下次合理辦展，其中包括舉辦展會的可行性報(bào)告、展會籌備情況及進(jìn)程、展會主題與內(nèi)容等各方面的評估等等，再思考一下此次展會在哪方面具備優(yōu)勢、哪方面有考慮不周與該改進(jìn)的地方等等，另外下次邀請企業(yè)與參展商參加展會時(shí)，還可參考一下本次會后總結(jié)與之前記錄下的參會信息。
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