觀眾邀請(qǐng)工作的計(jì)劃包括資料收集與整理的時(shí)間安排、不同形式邀請(qǐng)廣告或函件的設(shè)計(jì)安排、發(fā)送邀請(qǐng)的時(shí)間、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。
控制成本 提前邀請(qǐng)
觀眾邀請(qǐng)工作一般需要與展覽會(huì)展位銷售工作同步，專業(yè)性展覽會(huì)尤其如此。專業(yè)性展覽會(huì)收集和整理專業(yè)觀眾的信息資料，工作量較大，需要較長(zhǎng)時(shí)間，一般應(yīng)配備人員專門負(fù)責(zé)。其中，信息錄入電腦工作還須另行配備人手。
根據(jù)展覽會(huì)的性質(zhì)，在明確觀眾定位和邀請(qǐng)形式后，便可進(jìn)行邀請(qǐng)廣告或函件的設(shè)計(jì)工作。發(fā)送邀請(qǐng)的時(shí)間因展覽會(huì)性質(zhì)不同而有所區(qū)別。普通觀眾參觀的展覽會(huì)，一般在展覽會(huì)開幕前30天之內(nèi)發(fā)送邀請(qǐng)，或通過媒體發(fā)布展覽會(huì)信息，或針對(duì)特定人群發(fā)送門票。媒體發(fā)布展覽會(huì)信息的頻次，向特定人群發(fā)送門票的規(guī)模，既要根據(jù)需要，也要考慮成本的負(fù)擔(dān)。
專業(yè)觀眾參觀的展覽會(huì)，一般在展覽會(huì)開幕前50-60天之內(nèi)展開邀請(qǐng)工作。除通過媒體發(fā)布展覽會(huì)信息外，向?qū)I(yè)觀眾郵寄的邀請(qǐng)函集中于展覽會(huì)開幕前20天左右時(shí)間發(fā)出，一般每隔一周發(fā)一次，需要發(fā)送兩至三次。每次郵寄邀請(qǐng)函的內(nèi)容應(yīng)有所不同，如第一次可以是請(qǐng)柬式邀請(qǐng)函，第二次可以是告知展覽會(huì)配套活動(dòng)具體日程邀請(qǐng)函，第三次可以是附有展位平面圖的邀請(qǐng)函。采用電子郵件方式邀請(qǐng)專業(yè)觀眾，一般需要安排三次以上的發(fā)送。其每次邀請(qǐng)內(nèi)容與郵寄邀請(qǐng)內(nèi)容相似。在邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)上應(yīng)注意體現(xiàn)電子郵件的特點(diǎn)。電子郵件邀請(qǐng)函的主題一定要明確，以免被互聯(lián)網(wǎng)的過濾軟件誤判為垃圾郵件。采用手機(jī)短訊方式邀請(qǐng)專業(yè)觀眾，多安排在展覽會(huì)開幕前一周和展覽會(huì)期間發(fā)送。一般需要安排三次以上的發(fā)送。手機(jī)短訊邀請(qǐng)的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明，一般控制在70個(gè)字左右。每次短訊邀請(qǐng)的內(nèi)容應(yīng)有所側(cè)重，邀請(qǐng)語言多為提示性質(zhì)，旨在提醒專業(yè)觀眾及時(shí)參觀展覽會(huì)。展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)采用電子郵件或手機(jī)短訊方式邀請(qǐng)專業(yè)觀眾，應(yīng)通過互聯(lián)網(wǎng)建立或電訊網(wǎng)絡(luò)建立群發(fā)的平臺(tái)。
善用媒體 有的放矢
邀請(qǐng)普通觀眾參觀展覽會(huì)，主要是通過傳媒發(fā)布展覽會(huì)的信息，從而達(dá)到告知普通觀眾的目的。
